تُدار أوامر الشراء والموردون في قسم المخزون من لوحة تحكم الويب. يحتاج الموظفون إلى صلاحية عرض أمر الشراء للتعامل مع الأوامر، وصلاحية عرض المورد لإدارة سجلات الموردين.
إدارة الموردين
قبل أن تتمكن من إنشاء أمر شراء، يجب أن يكون لديك مورد واحد على الأقل مسجّل في النظام.إضافة مورد
انقر على إضافة مورد وأدخل البيانات التالية:
| الحقل | ملاحظات |
|---|---|
| اسم المورد | مطلوب |
| معلومات الاتصال | بيانات الاتصال العامة |
| البريد الإلكتروني | يُستخدم عند إرسال أمر الشراء بالبريد الإلكتروني |
| رقم الهاتف | للاستخدام المرجعي |
إنشاء أمر شراء
تعبئة تفاصيل الأمر
أكمل حقول الرأس:
| الحقل | ملاحظات |
|---|---|
| المورد | مطلوب — اختر من قائمة الموردين المحفوظين |
| تاريخ الأمر | يُعيَّن تلقائياً لتاريخ اليوم |
| تاريخ التسليم المتوقع | اختياري؛ مفيد للتخطيط |
| ملاحظات / تعليمات خاصة | أي رسالة تريد تضمينها مع الأمر |
إضافة الأصناف
لكل صنف تريد طلبه:
- اختر عنصر المخزون من القائمة.
- أدخل الكمية المطلوبة.
- أدخل سعر الوحدة المتوقع.
إرسال أمر الشراء إلى المورد
بمجرد أن تبدو المسودة صحيحة، يمكنك إرسالها.استلام المخزون مقابل أمر الشراء
عند وصول التسليم، سجّل استلام الأصناف لتحديث مستويات مخزونك.فتح أمر الشراء المُرسَل
ابحث عن أمر الشراء في المخزون > أوامر الشراء (يمكنك الفلترة حسب حالة مُرسَل إذا لزم الأمر) وانقر لفتحه.
استلام الأصناف
انقر على استلام. لكل صنف، أدخل الكمية المستلمة فعلياً. لا يلزمك استلام كل شيء دفعة واحدة — أدخل فقط ما وصل اليوم.
تسجيل المدفوعات
تُسجَّل المدفوعات مقابل أمر شراء محدد ولا يلزم أن تتطابق مع الإجمالي في معاملة واحدة — يمكنك تسجيل عدة مدفوعات جزئية على مدار الوقت.إدخال تفاصيل الدفعة
| الحقل | ملاحظات |
|---|---|
| طريقة الدفع | نقداً، تحويل بنكي، بطاقة، شيك، أو غير ذلك |
| المبلغ | المبلغ المدفوع في هذه المعاملة |
| تاريخ الدفع | تاريخ إتمام الدفعة |
| مرجع الدفعة | رقم الشيك، أو مرجع التحويل، إلخ |
تنزيل نسخة PDF
من أي أمر شراء (بأي حالة)، انقر على تنزيل PDF للحصول على نسخة منسّقة يمكنك طباعتها أو إرسالها بالبريد الإلكتروني يدوياً.إلغاء أمر الشراء
إذا لم تعد بحاجة إلى أمر ما، افتحه وانقر على إلغاء. ينتقل أمر الشراء إلى حالة مُلغى ولا يمكن استلامه أو تعديله. يمكن أيضاً حذف أوامر الشراء في مرحلة المسودة كلياً باستخدام خيار حذف في القائمة.حالات أوامر الشراء بلمحة سريعة
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| مسودة | تم الإنشاء ولم يُرسَل بعد — قابل للتعديل الكامل |
| مُرسَل | أُرسل بالبريد الإلكتروني إلى المورد — التعديل مقفل |
| مستلَم جزئياً | تم استلام بعض الأصناف؛ يُتوقع مزيد من التسليمات |
| مستلَم | تم استلام جميع الأصناف |
| مُلغى | الأمر لاغٍ؛ لن يتم استلام أي مخزون |
فلترة الأوامر والبحث فيها
في قائمة المخزون > أوامر الشراء يمكنك:- الفلترة حسب الحالة (مسودة / مُرسَل / مستلَم / مستلَم جزئياً / مُلغى)
- الفلترة حسب المورد
- الفلترة حسب نطاق التاريخ
- البحث برقم أمر الشراء أو اسم المورد
أوامر الشراء التلقائية من تنبيهات انخفاض المخزون
إذا كان خيار السماح بأمر الشراء التلقائي مفعّلاً في المخزون > الإعدادات، يمكن لـ oFatoura إنشاء مسودة أمر شراء تلقائياً عندما ينخفض مخزون صنف ما عن الكمية الحدّية المحددة. تُنشأ المسودة باستخدام المورد المفضّل للصنف وكمية إعادة الطلب المُعيَّنة. يظل بإمكانك مراجعة المسودة وإرسالها يدوياً — لا يُرسَل أي شيء إلى المورد دون تدخلك.ذات صلة
- لوحة المخزون والعناصر — تعيين الكميات الحدّية والموردين المفضّلين وكميات إعادة الطلب على العناصر
- مستويات المخزون والحركات والهدر — عرض كيفية تدفق المخزون المستلَم إلى مستويات مخزونك
- تقارير المخزون والإعدادات — تقارير ملخص أوامر الشراء وإعدادات أوامر الشراء التلقائية